Schriftstücke kann man auf unterschiedliche Arten versenden. Zu den am häufigsten mißverstandenen Versandarten zahlen das Einschreiben und das Telefax.

Mit dem Brief kann die Schriftform gewahrt werden und der Inhalt des Schreibens läßt sich im Gegensatz zu mündlichen Erklärungen eindeutig nachweisen.

Leider gibt es auch heute noch keinen gerichtlich anerkannten Grundsatz, nach dem versandte Briefe den Absender erreichen. So kann auch nach mehrfach per Brief versandten Mahnungen noch eingewandt werden, das Schreiben sei nie zugegangen.

Der Brief ist zugegangen, wenn er persönlich übergeben wurde, oder im Briefkasten des Empfängers ist und zwar zu dem Zeitpunkt, zu dem gewöhnlich eine Leerung des Breifkastens stattfindet.

Ein Einschreiben wird oft gewählt, wenn der Zugang des Schriftstückes für den Versender wichtig ist oder er einen Nachweis hierfür benötigt.

Leider läßt die Rechtsprechung den Versand des Schriftstückes hierfür nicht genügen. Gefordert ist nicht der Beweis des Absendens, sondern der Beweis des Zugangs, der nur durch das Einschreiben mit Rückschein oder die gerichtliche Zustellung sicher erbracht werden kann.

Das Einschreiben geht ebenso zu, wie der Brief. Das Einschreiben mit Rückschein geht mit Überganbe an den Empfänger, oder Abholung bei der Post zu.

Das Telefax ist ein Kommunikationsmittel, um schnell und sicher Nachrichten oder Schriftstücke zu übermitteln. Es erfüllt jedoch nicht die Schriftform des BGB, da für die Schriftform eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist. Diese kann auf dem Telefax deshalb nicht vorhanden sein, weil der Empfänger lediglich eine Kopie des möglicherweise unterzeichneten Originals erhält.

Sollen daher Erklärungen abgegeben werden, die der Schriftform bedürfen, ist das Telefax ebenso ungeeignet, wie die Übergabe einer Kopie der unterzeichneten Erklärung.

Das Telefax geht mit Eingang auf dem Faxgerät des Empfängers zu, und zwar wie bei dem Brief zu dem Zeitpunkt, zu dem gewöhnlich jemand Kenntnis von dem Telefaxzugang nehmen wird. Dies kann nicht durch das Sendeprotokoll alleine bewiesen werden, da dieses zu leicht manipulierbar ist. Möglich ist aber die Aussage eine Zeugen über den Versand in Verbindung mit dem Sendeprotokoll. Bei der Versendung wichtiger Telefaxe sollte daher ein zuverlässiger Dritter neben dem Telefax stehen, und sich den Versendevorgang genau ansehen.

Das unmittelbar aus dem Computer erzeugte Telefax kann noch nicht einmal im Original eine Unterschrift tragen, da die eigenhändige Unterschrift ausschließlich auf dem Ausdruck angebracht werden kann. Das Telefax erfüllt daher die Schriftform nicht.

Oftmals findet sich am Ende solcher Telefaxe ein Satz, der darauf hinweist, daß dieses Telefax im Computer erzeugt wurde und daher ohne Unterschrift gültig ist. Dies gilt nur bedingt.

Der Satz resultiert aus dem auf Behördenschreiben enthaltenen Hinweis, daß deren Schreiben mittels einer EDV-Anlage erzeugt wurde und daher ohne Unterschrift wirksam ist. Die Verwaltung kann hierfür allerdings eine gesetzliche Ausnahmeregelung zur Erfüllung der Schriftform in Anspruch nehmen, die dem Privatmann nicht zur Verfügung steht.

Das Computerfax kann keine authentische Unterschrift tragen. Daran ändert auch ein eingescannter Schriftzug oder eine gescannte Unterschrift nichts. Ein derart unterschriebenes Telefax sieht vielleicht besser aus, sonstige Wirkungen hat das Anbringen eines Bildes der Unterschrift am Ende des Telefaxes nicht.

Ist keine besondere Form einzuhalten, ist eine eigenhändige Unterschrift aber auch nicht erforderlich. Das Computerfax muß daher nicht unterschrieben werden, und wäre ohnehin ohne Unterschrift gültig, wenn nicht die Schriftform einzuhalten ist. Daher stellt der Satz lediglich klar, daß es sich bei diesem Telefax nicht um einen Entwurf handelt, der nur versehentlich versendet wurde.

Für den Zugang gelten die gleichen Regeln wie beim normalen Telefax.

Das Versenden von Emails ist zwar einfach, die Email erfüllt aber ohne digitale Signatur ebenfalls keinerlei Formanforderungen.

Die Email ist im Grundsatz so zu behandeln, wie eine mündliche Erklärung oder ein Telefax. Unterschied zum Telefax ist jedoch, daß es in der Regel keinen dauerhaft Ausdruck von der Email gibt. Die Email ist daher der mündlichen Erklärung wesentlich näher, als der schriftlichen.