Die Mahnung hat zwar vor allem zum Ziel, den Schulder zur Durchführung der geschuldeten Zahlung zu veranlassen. Daneben ist aber auch Zweck der Mahnung, den Schuldner in Verzug zu setzen. Befindet sich der Schuldner in Verzug, hat er die hierdurch entstehenden Schäden zu ersetzen.Hierzu gehören vor allem Zinsen und die Kosten der Beauftragung eines Rechtsanwaltes.

Die Mahnung kann formlos erfolgen, somit per Schreiben, Fax oder Email. Sie entfaltet jedoch nur dann ihre Wirkung, wenn sie zugeht und sich der Zugang auch nachweisen läßt. Kommt es daher auf die Vorbereitung einer Klage oder die spätere Geltendmachung der Rechtsanwaltskosten an, sollte die Mahnung per Einschreiben/Rückschein versandt werden.

Bei dem Inhalt einer Mahnung ist vor allem zu beachten, daß der Schulder bestimmt und eindeutig zur Leistung aufgefordert wird. Zu vermeiden sind daher Formulierungen wie "wäre es nett, wenn Sie Zahlung leisten würden", "Unsere Buchhaltung erwartet den Eingang", oder "bitten wir Sie, den Betrag baldmöglichst anzuweisen".

Die Formulierung "Hiermit fordere ich Sie auf, den geschuldeten Betrag bis zum ... auf unser Konto einzuzahlen." erfüllt dagegen die Bedingung der bestimmten und eindeutigen Aufforderung.

Die Mahnung muß nach Fälligkeit erfolgen und darf keine Bedingungen enthalten. Sie muß keine Fristsetzung enthalten.

Die Kosten der ersten Mahnung sind nicht erstattungsfähig, wenn der Schuldner erst durch die Mahnung in Verzug gerät. Die Kosten weiterer Mahnungen hat der nicht leistende Schulder jedoch zu tragen. Auch zu tragen sind die Kosten der Beauftragung eines Rechtsanwaltes oder eines Inkassobüros nach der der ersten Mahnung. Die erste Mahnung sollte daher immer selbst verfaßt, und erst danach ein Rechtsanwalt oder Inkassobüro beauftragt werden.

Kommt es nach der Beauftragung zu einem Rechtsstreit, in dem ein Rechtsanwalt beauftragt wird, können die Kosten für ein Inkassobüro allerdings nicht zusätzlich zu den Anwaltskosten verlangt werden. Ein Inkassobüro sollte daher nur dann beauftragt werden, wenn ein Rechtsstreit unwahrscheinlich ist.